员工报销没有发票的费用，完全可以通过合规的账务处理来解决，关键是要用对方法，准备好替代凭证。咱们先把最核心的做法摆出来：没有发票，就用银行转账记录、收款收据、签字的报销单这些材料来证明交易是真的，然后根据费用类型，比如是差旅费还是办公费，正常记账就行。税务局也认可这些做法，只要你能说清楚钱花哪儿了。

没发票也能报销的几种常见情况

很多人觉得，没发票天就塌了，账没法做了。其实根本不是那么回事。有好几种日常开销，没发票照样能堂堂正正走报销。

一个是小额零星的支出。比如员工临时买个文件夹、打个车，金额不大的话，一次不超过500块钱。这时候，让收款人写个收据，写上他的名字、身份证号、收了多少钱、因为什么事收的，再让他签个字。你这边留着付款的截图或者记录，和报销单贴在一起，财务就能给你入账了。这个是有明文规定的，不用担心。

再一个就是付钱给个人。比如请了个临时工帮忙，或者从个人手里买了点东西。发票肯定开不出来，那怎么办？签个简单的协议或者合同总是可以的吧，把双方信息、干什么活、给多少钱写清楚。付款的时候，一定要用公司的银行账户转账，别用微信支付宝私对私，转账备注里写明白是什么款项。对方的身份证复印件也最好留一份。有了这些，这笔支出就是清清楚楚的。

还有员工福利这块。给团队买下午茶、过生日买个蛋糕，这些小钱往往也没发票。那就做个福利发放表，谁、什么时候、领了什么东西、值多少钱，登记好，让大家签个字。再附上买东西的小票或者记录，一样可以算作公司的费用。

具体怎么把账做进去？记住这几个步骤

知道了哪些情况能报，下一步就是动手记账了。你按着下面这个顺序来，一般不会出错。

第一步，先判断这笔钱是不是真的为公司花出去了。这是所有事情的基础。让报销的员工写个情况说明，部门领导审核签字，证明这个事情是真实发生的。虚假报销可是大忌。

第二步，把能证明这件事的所有“证据”都收集起来。就像前面说的，收据、合同、银行回单、付款截图、内部审批单，有多少收多少。财务就把这些材料当作发票的“替身”，和记账凭证放在一起保管好。

第三步，该记账就记账。比如，销售部的小王出差，自己先垫了1000块住宿费，酒店没开发票。他拿回了付款记录和酒店开的收据。财务审核后，就可以做账了：在账本上记一笔，管理费用——差旅费增加了1000块，同时呢，公司欠小王的钱，也就是其他应付款，也增加了1000块。等公司把钱打给小王后，再把其他应付款这笔账消掉。你看，整个过程并没有因为缺一张发票就卡住。

最后一点特别重要，这些没发票的账，要定期清理。特别是挂在“其他应付款”或者“预付账款”下面的，时间长了容易忘。财务最好每个月都看一眼，催催相关的发票，或者把已经结清的事销掉，别让账本上留下一堆糊涂账。

把这些方法用起来，你会发现报销没发票没那么可怕。反而能倒逼着公司把内部的报销规矩立得更明白，让每一分钱都花得明明白白，省得以后在税务上惹麻烦。平时就让员工养成习惯，能要发票就要发票，真要不到，也知道该怎么留凭证，这样财务和业务部门都轻松。